В соответствии с Федеральным законом страхователь обязан представлять индивидуальные сведения о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, которые заключили договоры гражданско-правового характера) в территориальный орган ПФР по месту регистрации.

Страхователи с численностью работников более 50 человек обязаны представлять отчетность в электронной форме, заверенной электронной подписью. В таком же порядке страхователем могут представляться сведения менее чем на 50 работающих у него застрахованных лиц за предшествующий расчетный период. Электронный документооборот между страхователями и органами ПФР сокращает время на обработку документации и обеспечивает своевременность и оперативность сдачи индивидуальных сведений.

В случае обнаружения несоответствий территориальный орган ПФР уведомит страхователя об имеющихся расхождениях в представленных индивидуальных сведениях и необходимости их устранения. В двухнедельный срок после получения уведомления организация должна внести исправления и представить в территориальный орган ПФР уточненные данные по индивидуальным сведениям.

За непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, к страхователям применяются штрафные санкции в виде взыскания 10 процентов причитающихся за отчетный период платежей в ПФР. Взыскание указанной суммы производится органами ПФР в судебном порядке.